יום רביעי, 13 במאי 2009

דברים קטנים, אבל חשובים

במהלך הקורס "ארגז הכלים לספרן ולמידען" קיבלנו "טיפים" לשימוש בתוכנת ה-Outlook.

אציג כאן כמה דברים שהוכיחו את עצמם כיעילים לעבודתי השוטפת.

"איך עוברים מחתימה לחתימה? מקש ימין חוסך הקלדה" - כאשר יש כתובת דוא"ל המשותפת למספר עובדים בארגון, וכל עובד אחראי על תחום אחר, איך יתבצע המעבר מחתימת "ברירת המחדל" לחתימה המבוקשת? עד שהגעתי לקורס של יגאל חמיש, הייתי מוחקת את המיותר ומקלידה את שמי, וזה היה תהליך מעצבן. אמנם הכנתי חתימה במקום המתאים ב-Outlook, אך לא ידעתי איך להגיע אליה. עכשיו אני יודעת שלוחצים על מקש ימין של העכבר ליד השורה הראשונה בחתימה ו-:


"מילה מקושרת עדיפה על כתובת מסורבלת" - כשכותבים הודעת דוא"ל, ורוצים לצרף קישורים, מומלץ לסמן את הטקסט, ללחוץ על hyperlink ולהדביק לשם את הכתובת המבוקשת. זה יותר אסתטי מכתובת ארוכה ומסורבלת.
הנה הודעה ששלחתי לאחד החוקרים שלנו:

לחיצה על המילה "הספר" מובילה לתאורו.

"היומן עוזר לארגן את הזמן" - לפני מספר חודשים התקיימה במכון שלנו תצוגת פירות, אך הדבר פרח מזכרוני ולא הלכתי לשם. היום נודע לי ששוב תהיה תצוגה, ולכן השתמשתי ביומן של Outlook כדי שיתזכר אותי:

"כדי שלא נטבע בים ההודעות, אפשר לקבל אותן צבועות" - כשאני חוזרת מחופשה ועלי לעבור על עשרות ההודעות שהצטברו בתבת הדואר שלי, אני עלולה לפספס הודעות חשובות. לכן קבעתי שהודעות מהמנהלת שלי יהיו צבועות באדום:

ב-Tools נכנסים ל-Organize, ושם ניתן לקבוע מיהו השולח שהודעותיו ייצבעו (using colors).

לכאורה, אלה דברים פשוטים הכרוכים בפעולה אחת או שתיים, אך זה חשוב ומייעל את העבודה.

4 תגובות:

  1. הי עידית ,
    הדברים שכתבת עליהם , הם בכלל לא קטנים לדעתי ...
    והפוסט - מקסים !

    השבמחק
  2. נפלא!
    אני שמח שאת נהנית!
    כל טוב

    השבמחק
  3. עידית, כרגיל את שנונה לעניין!

    השבמחק